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Unter dem Vertragsmanagement werden die Maßnahmen zur Einleitung und Absicherung von wirksamen Verträgen nach einer Online-Bestellung verstanden. Dafür bietet SMACCware eine Reihe von Mitteln.

Vertrag

Definition eines Vertrages

Unter dem Vertrag wird die Vereinbarung zwischen Lieferant und Kunde zur Bereitstellung eines Services mit bestimmten Eigenschaften über einem bestimmten Zeitraum verstanden. 

Die Aufnahme eines Vertrages geht im Regelfall vom Vorliegen eines verbindlichen Angebotes des Lieferanten aus. Ein solches Angebot kann allgemein (nicht kundenbezogen, in Form einer Produktbeschreibung und der Produktbedingungen) oder individuell (kundenbezogen) erstellt werden. In beiden Fällen handelt es sich um eine verbindliche Erklärung des Lieferanten, eine Leistung zu vereinbarten Konditionen liefern zu können. Erst durch die Zusage des Kunden wird ein Vertragsabschluss begründet. 

Nach einem solchen Vertragsabschluss müssen Lieferant und Kunde den vereinbarten Bedingungen nachkommen. Können sie dies nicht, müssen je nach Fortschritt kompensierende Maßnahmen ablaufen, angefangen mit Stornierungen bishin zu Schadensersatzforderungen. Weitere Informationen:

Online-Abschluss von Verträgen

Bei Online abgeschlossenen Verträgen ist die alleinige Absendung eines elektronischen Bestellformulares auf ein Produktangebot hin oftmals nicht als rechtlich verwertbares Beweismittel der Vertragszusage des Kunden verwendbar. Ein Lieferant, der daraufhin liefert, trägt das Ausfallrisiko für die Zahlung.

Der Einsatz einer rechtlich wirksamen elektronischen Signatur kann dieses Problem perspektivisch lösen, ist aber gegenwärtig praktisch kaum verfügbar. Eine sichere Lösung für die Untermauerung von Online-Abschlüssen ist ein zusätzlicher Schriftverkehr. 

Ein weiterer Ansatz ist, den Empfang einer Zahlung oder den Beginn einer Nutzung, bzw. eine erfolgreiche Lieferung und Abnahme durch den Kunden als Beweismittel für die Vertragseinwilligung des Kunden heranzuziehen. Da der Lieferant die Beweislast trägt, obliegt es ihm, geeignete Mittel zu wählen. Er wird dabei den Kunden sowie den Vertragsgegenstand bzw. dessen Wert und das damit verbundene Leistungsrisiko betrachten.

Phasen

Neben der der eigentlichen Vertragsphase besteht der Vertrag in SMACCware aus drei optionalen vorgelagerten Phasen. Ob diese Phasen stattfinden, kann der Lieferant durch Einstellungen beeinflussen.

 

 

Angebotsphase

Die Angebotsphase ermöglicht die Aufnahme einer Bestellung ohne deren sofortigen Auslösung. Es werden jedoch Reservierungen vorgenommen. In der Angebotsphase können Bestellpositionen und Buchungseinstellungen (Preise) bearbeitet werden. Die Angebotsphase findet nicht statt, wenn die Bestellung bei Aufnahme sofort ausgelöst wird.

Prüfphase 

In der Prüfphase werden die zusätzlich durch bestimmte Produkte aktivierten Liefervorbehalte abgearbeitet, wie z.B. die Überprüfung der Kundendaten, Bonität, E-Mail-Adresse, oder der Eingang des schriftlichen Bestellformulars. Die Prüfphase beginnt mit der Auslösung einer Bestellung bzw. durch Beendigung der Angebotsphase. Die Prüfphase findet nicht statt, wenn keine zu prüfenden Liefervorbehalte vorliegen. In der Prüfphase werden meist noch keine automatisierten Lieferungs- oder Bereitstellungsvorgänge vorgenommen.

Stornierungszeitraum

Der Stornierungszeitraum erlaubt eine bedingungslose Aufhebung eines Vertrages, was für den Kunden ohne Konsequenzen bleibt. Im Stornierungszeitraum ist eine vorbehaltliche Lieferung oder Bereitstellung möglich. Buchungsprozesse werden jedoch nicht oder nur proforma (Vorkasse) ausgeführt. Die Stornierung führt zum Abbruch bzw. Rückgängigmachung aller Buchungsprozesse. Der Stornierungszeitraum wird spätestens durch die Ausgabe einer Rechnung bzw. Quittung beendet, wodurch eín Vertrag verbindlich eingeleitet ist.

Kündigungszeitraum

Im Kündigungszeitraum sind neben der normalen Beendigung eines Vertrages (Normalkündigung) Sonderkündigungen mit sofortiger Beendigung der Bereitstellung

In SMACCware sprechen wir zusätzlich von einem Leistungszeitraum, welcher die Lieferung oder die  Bereitstellung der eigentlichen Leistung bezeichnet. Der Leistungszeitraum ist jedoch kein Vertragsphase, auch wenn er oftsmal dem Kündigungszeitraum einspricht. Abweichende Überschneidungen von Leistungszeitraum und verschiedenen Vertragsphasen sind möglich und teilweise auch gewollt.

Vertragsmanagement bei Vorkasse

Produkte mit Vorkasse-Bepreisungen erfordern im Regelfall die vollständige Bezahlung einer initialen Gebühr vor Beginn der Bereiststellung. 

Allgemeiner Ablauf

Bei Aufnehmen einer Bestellung mit Vorkasse-Bepreisungen erhält der Kunde eine Proformarechnung (oftmals auch als Auftragsbestätigung bezeichnet) über den für die Aktivierung erforderlichen Betrag, darunter können sich auch Kautionen oder Gebühren einer oder mehrere Perioden (Vorkassegrundgebühren) befinden. Nach Eingang der Zahlung und Erfüllung optionaler Lieferbedingungen wird der angebotene Vertrag im Allgemeinen rechtskräftig, was durch die Ausgabe der ersten Rechnung dokumentiert wird. Im Regelfall beginnt damit auch die Bereiststellung.

Die folgende Abbildung veranschaulicht den grundlegenden Ablauf eines Vorkassevertrages ohne Angebots- und Prüfphase. Hinsichtlich der Zeitpunkte von Proformarechnung, Rechtkraft (Rechnung) und Bereitstellung sind jedoch weitreichende Modifikationen möglich. Weitere Informationen und alternative Abläufe finden sie unter:

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Der Serviceaktivierung erfolgt unmittelbar nach dem Zahlungseingang mit einhergehender Rechtskraft (Rechnung) des Vertrages.
   
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