Zahlung per Vorkasse

Bei Vorkasse muss eine Leistung im Regelfall vor Auslieferung oder Bereitstellung bezahlt werden. Dies bedeutet, dass eine Proformarechnung versendet wird, auf die hin ein Zahlungseingang stattfinden muss. Die Proformarechnung ist im Gegensatz zur Rechnung ein Teil der Anbahnung eines Vertrages oder einer Verlängerung oder Aufstockung und keine verbindliche Forderung. Die Nichtzahlung auf eine Proformarechnung führt zur Stornierung eines Vertrages und zu keinen Forderungen des Lieferanten. Mit anderen Worten ausgedrückt, der Vertrag kommt effektiv durch die Zahlung zustande. 

Der Vorteil der Vorkassezahlung liegt für den Lieferanten neben der Ausschaltung des finanziellen Risikos in der impliziten Beweisbarkeit einer Bestellung mit einem Zahlungseingang. Damit eignet sich die Vorkassezahlung besonders für Online-Bestellungen bei denen kein schriftliches Bestelldokument des Kunden vorliegt. 

Der Vorkassebegriff ist bei Bereitstellungsprodukten mit einigen besonderen Merkmalen verbunden im Gegensatz zu Auslieferungsprodukten. Die Verfahrensweisen sind viel differenzierter. Folgende Aufstellung stellt die wesentlichen Vorkasseszenarien und die möglichen Verfahrensweisen dar:

• Auslieferungsprodukte:
  • a) Die Auslieferung wird erst nach Zahlung durchgeführt. Ein geplanter Auslieferungstermin wird automatisch vom System verschoben.
  • b) oder die Zahlung muss mit Auslieferungstermin vorliegen, anderenfalls wird der Vertrag storniert.
• Bereitstellungsprodukte - Vertragseinleitung:
  • a) Die Festlegung des Vertragsbeginns erfolgt durch den ersten Zahlungseingang. Ein geplanter Vertragsbeginn wird automatisch vom System verschoben.
  • b) Die Zahlung muss mit einem geplanten Vertragsbeginn vorliegen. Anderenfalls wird der Vertrag storniert.
  • c) Die Vertragseinleitung erfolgt unabhängig von der Zahlungsfrist. Überschneidet die Zahlungsfrist den Vertragszeitraum, erfolgt ein vorläufige Aktivierung auch bei Nichtvorliegen der Zahlung. Liegt die Zahlung mit Ablauf der Frist nicht vor, wird eine Deaktivierung und Stornierung vorgenommen.
• Bereitstellungsprodukte - Periodenbeginn: Bei Vorkassezahlung des Periodenbeginns generiert das System laufende Proformarechnungen, die vom Kunden gezahlt werden können, damit ein Service fortgeführt wird.
  • a) Eine Verschiebung des Periodenbeginns ist nur bei der 1. Periode möglich. Dieser Periodenbeginn entspricht dem Vertragsbeginn.
  • b) Die Zahlung muss mit Periodenbeginn vorliegen. Anderenfalls wird der Vertrag gekündigt.
  • c) Überschneidet die Zahlungsfrist den Periodenbeginn, bleibt der Vertrag bis Ablauf der Zahlungsfrist aktiv. Liegt die Zahlung mit Ablauf der Frist nicht vor, wird eine Deaktivierung und Kündigung vorgenommen.

Die jeweiligen Verfahrensweisen sind in den Preisanbietern implementiert. Es gibt bereist mehrere Preisanbieter für Vorkasseszenarien, die ihrerseits Einstellungsmöglichkeiten besitzen. Darüber hinaus können abweichende oder völlig neue Verfahrensweisen durch Änderung oder Erstellung von Preisanbietern realisiert werden.

Generell gilt, dass alle Proformarechnungen eine Zahlungsfrist haben, welche abhängig von der Zahlungsmethode und deren Einstellungen ist. Findet die Zahlung nach Ablauf der Zahlungsfrist statt, kann diese der Proformarechnung nicht mehr zugewiesen werden und wird auf das Zahlungsguthaben gutgeschrieben. 

Andererseits kann der Lieferant bei Nichtvorliegen eines Zahlungseinganges in SMACC das Zahlungsguthaben des Kunden belasten, wodurch es nicht zur automatischen Stornierung des Vertrages kommt. Eine Stornierung ist danach manuell bis zur Ausfertigung der Rechnung möglich. Mit Rechnung ist der Vertrag verbindlich. Danach ist der fehlende Zahlungseingang oder das negative Zahlungsguthaben als Forderung zu betrachten. Lesen Sie auch die Darstellungen zum Thema Stornierung und Kündigung.

Kennzeichnend für alle Vorkasseszenarien ist, dass vor Auslieferung einer Leistung ein Zahlungseingang gesichert ist. Dieser kann durch verschiedenen Zahlungsmedien erfolgen (Überweisung, Kundenkonto, Kreditkarte, Lastschrift).

Systemintern wird wie folgt verfahren:

• Durch die Möglichkeiten von E-Payment ist eine in den Bestellvorgang integrierte Zahlung möglich.
• Bestellvorgang mit anschließender Zahlung
  • Beim oder nach dem Bestellvorgang erhält der Kunde
  • Bestellbestätigung und Proformarechnung.
  • Dies wird dem Kunden zugesendet mit entsprechender Zahlungsaufforderung
• Zahlungseingang
  • auf Angebot: Rechnung mit Rechnungsnummer wird zum Angebot erstellt und als beglichen markiert
  • auf Rechnung: Rechnungsnummer wird vergeben, Rechnung als beglichen markiert
  • Auslieferung wird freigegeben.