Sonderfälle

Kursabbrüche

Kursabbrüche können in der Praxis aus verschiedenen Gründen eintreten. Sie haben als Kursanbieter immer die Möglichkeit, eine Kursteilnahme mit sofortiger Wirkung zu beenden. Dabei wird das vertragliche Abrechnungsverfahren ebenfalls mit einer Abbruchreglung beendet. Ein Abrechnungsverfahren kann dabei mehrere Abbruchreglungen beinhalten, welche abhängig vom Abruchgrund, den Sie als Kursanbieter eingeben können, angewendet wird:

• Pauschalkulanz: bei der Pauschalkulanz wird trotz verbindlicher Kursbuchung entweder der volle oder ein fixer, relativ hoher Betrag nicht in Rechnung gestellt bzw. rückerstattet. Die Pauschalkulanz findet normalerweise nahe dem Kursbeginn statt, wenn eine Kurseilnahme aus Gründen verhindert wird, die der Kursteilnehmer nicht zu vertreten hat.
• Pauschalgebühr: der abgebrochene Kurs wird voll in Rechnung gestellt. Dieser Fall wird angewendet, wenn ein Kursteilnehmer den Abbruch voll zu vertreten hat, und der Kurs soweit fortgeschritten ist, dass der freiwerdene Platz nicht anderweitig verwendet werden kann.
• Bei der Regulierung wird eine anteilmäßige Abrechnung des bisherigen Leistungserbringung vorgenommen. Diese kann zeitabhängig oder anwesenheitsabhängig erfolgen. Der Rechnungsbetrag wird gemindet, bzw. es findet eine teilweise Rückerstattung vorgenommen.

Die konkreten Abbruchreglungen sind auch abhängig von dem verwendeten Buchunganbieter und dessen Einstellungen. Sie haben als Kursanbieter die Möglichkeit, aus verschiedenen Buchungsanbietern auszuwählen und Einstellungen vorzunehmen. 

Unterbrechnungen und

Bei Unterbrechnungen findet endweder die Pauschalgebühr Anwendung, wenn der Fehlzeitraum klein ist. Anderenfalls kann der Kursanbieter durch eine Vertragsänderung auf eine anwesenheitsabhängig Abrechnung umschalten.

Verspätete Kursaufnahme

Bei verspäteten Kursaufnahmen findet endweder die Pauschalgebühr Anwendung, wenn der Fehlzeitraum klein ist. Anderenfalls kann der Kursanbieter bei der Kursbuchung e anteilmäßige Abrechnung statt, weil eine Unterbrechnungen oder verspäteten Kursaufnahme im beiderseitigen Einverständnis erfolgt.

Rückwirkender Vertragsabschluss

Eine Kursteilnahme ordnet sich als Service in das SMACCware-System ein. 

Vorgezogener Kursabschluss (Zwischenabschluss)

Mit Kursabschluss werden üblicherweise eine Teilnahmebescheinigung, die Endabrechnung und Quittung übergeben. Die automatische Ausgabe und Zustellung dieser Dokumente (Serviceendeinformation, Rechnung) erfolgt von SMACCware im Normafall erst nach Kursende, genau gesagt frühstens 00:00 Uhr nach dem Kursende. Außerdem kann erfassungsbedingt (manuelle Eintragung der Anwesenheiten) eine zusätzliche Verzögerung von zu zu einigen Tagen hinzukommen.

Viele Anbieter wollen die Teilnahmebescheinigung und eventuell die Endabrechnung und Quittung (Bestätigung des Zahlungseinganges) bei der letzten Kursanwesenheit übergeben. Dies wiederspricht zunächst dem oben beschriebenen Ansatz. Mit den erweiterten Möglichkeiten von SMACCware besteht dennoch folgende Lösung:

• Teilnahmebescheinigung: Der Kursanbieter kann einen vorbehaltliche Kursabschlussdokumentation erzwingen. Fehlende Anwesenheitsdatensätze werden dazu im Vorraus erstellt (manuell oder machinell). Somit kann eine vorbehaltliche Teilnahmebescheinigung manuell runter geladen werden (als Optionalbericht konfiguriert). Unter Verwendung eines Machinenenanbieters kann die vorbehaltliche Teilnahmebescheinigung auch automatisch vorzeitig ausgegeben werden. Diese Variante wird über das Postausgangssystem abgewickelt, was gegenüber dem Download das Druckverfahren vereinfacht.
• Quittung auf Kursgebühr: Der Kursanbieter kann eine Quittung über einen erwarteten Zahlungseingang um Voraus, d.h. vor tatsächlichem Zahlungseingang, erstellen. Dies ist möglich, indem auf eine Rechnung eine Zahlung gebucht, daraufhin die Quittung (Entwurdsmodus) ausdruckt und anschließend die Zahlung wieder storniert wird*. (im Zusammenhang die Operation). Der Kursleiter übergibt die Quittung dann aber nur gegen Entgegennahme der Zahlung. Anschließend muss der Zahlungseingang erneut gebucht werden. Tritt die Zahlung nicht oder nicht vollständig ein, bleibt die Rechnung für eine spätere Zahlung offen (bzw. wird die Rechnung storniert, korrigiert oder dem Forderungsmanagement übergeben.
• Durchführung einer anwesenheitsabhängigen vorbehaltlichen Endabrechnung vor dem Kursende, weil der endgültige Rechnungsbetrag von der noch offenen Anwesenheit abhängt. Der Kursanbieter macht eine Annahme über die folgende Anweisenheiten und erstellt darauf aufbauend die Endabrechnung für die Teilnahme in Form einer Rechnung. SMACCware überprüft eine vorbehaltliche Abrechnung nach dem Kursende. Im Fall einer Abrechnungskorrektur wird eine Ergänzungsrechunung oder Gutschrift erstellt (je nachdem wie die Annahme gesetzt war).

*Zahlungsstornierungen sind je nach Zahlungsmethode möglich, z.B. ELV besteht generell eine Stornierungsfrist.

Sonderabrüche

SMACCware besitzt die Funktion der Sonderkündigung für einen unbedingten sofortigen Serviceabbruch. 

• Der Kursanbieter kann eine Kündigungsmodus bei einer Sonderkündigung auswählen, welcher insbesondere eine abrechnungstechnisch Bedeutung hat. Der Buchungsanbieter kann entsprechend seiner Spezifikation und optionalen Parametern den Kündigungsmodus bei der Erstellung von abschließenden Raten berücksichtigen.
• Buchung von Options- oder abhängigen Produkten
• Verkehrsdatensatz
• Durch das Konzept eines Serviceanbieter-abhängigen Buchung können darüberhinaus

Buchungsanbieter Parameter können nur im Produkte bzw. beim Bestellvorgang geändert werden.

Änderungen

Unter verschiedenen Umständen sind Änderungen von Abrechnungen erforderlich, wenn wärend des Kurses besondere Situationen eintreten, z.B. Umstellung Pauschal- auf Einzelabrechnung, bei Ausfall von Förderungen oder nachträglich zugestimmten Förderungen. 

In SMACCware werden die Abrechnungseinstellungen bei der Kursbuchung festgelegt. 

Bei nachträglichen Änderungen haben Sie aber die Möglichkeit, ie Abrechnung eines Kurse rückgängig zu machen und mit geänderten Einstellungen neu durchzuführen.

• Abbruch der bestehenden Buchung (durch Stornierung vor Rechnung bzw. Pauschalkulanz nach Rechnung) und Durchführung einer rückwirkenden Neubuchung
• Reinitialisierung
  • Zahlungsvorgänge abbrechen (bezahlte Proformarechnungen/Rechnungen auf Zahlungsguthaben, unbezahlte Proformarechnungen stornieren, unbezahlte Rechnungen durch Gutschriften kompensieren)
  • Abrechnungseinstellungen änderbar
• Revisionen
• Serviceanbieter-abhängige Buchung
• Buchung von Options- oder abhängigen Produkten
• spezielle Verkehrsdatenätze